Waarom stoppen met e-mail zo moeilijk is

 In Artikelen

Wat heb ik eigenlijk gedaan vandaag? E-mailen, e-mailen, e-mailen..

Ken je dat gevoel? Heel druk zijn en aan het einde van de dag vraag je jezelf af: “ Wat heb ik eigenlijk gedaan vandaag?” Weer een hele dag geleefd door alle emails. Elke dag hetzelfde ritme. Je komt op kantoor, opent je laptop en ziet een hoop nieuwe mails. Daar ga je toch maar even doorheen, beantwoordt ze en accepteert nieuwe uitnodigingen voor alweer meer vergaderingen. Er komen reacties terug op je mail (van de persoon tegenover je nota bene) en je reageert weer. De eerste vergadering van de dag is voorbij en er zijn weer 10 nieuwe mails. Toch maar even beantwoorden en hop naar de volgende vergadering. Op het einde van de dag ben je niet toegekomen aan je echte werk. Totdat ik een uitnodiging kreeg om een week mee te doen aan een experiment: “We Quit Mail”. Een week lang op e-mail dieet. Dat leek me nou eens een goed idee, sterker nog, ik heb het direct toegepast. Niet wachten tot het dieet zou beginnen, gewoon starten met stoppen! Zo gezegd, zo gedaan. Mijn beide zakelijke e-mailaccounts op ‘afwezig tot 2099’  gezet met onderstaande tekst:

 

“Ik ben op e-mail-dieet”

Mijn goede voornemen in 2018 is geen normaal dieet, maar een e-mail dieet.

Ik heb gemerkt dat met persoonlijk contact het sneller en fijner werken is. Meer focus en minder afleiding.

Je kan me het beste telefonisch of via whats-app bereiken op 06-xxxxxxxx

 

Wat een opluchting! Niet meer worden geleefd door anderen. Een leven zonder e-mail is een feest!

De dag starten met de dingen die echt belangrijk zijn. De moeilijkste werkzaamheden eerst en dan alle kleine openstaande punten afhandelen. Er zit rust in mijn hoofd en in mijn agenda. Ik ben helemaal om. Een leven zonder e-mail is een feest. Voor gerichte communicatie gebruik ik Slack, voor projecten gebruiken ik Trello. Daarnaast zijn er enkele whatsapp groepen waarin we met elkaar communiceren en gebruik ik dropbox voor het opslaan en delen van documenten. Grote documenten deel ik via WeTransfer. Van de bedrijven waarmee ik samenwerk, krijg ik allemaal leuke reacties: “wat geniaal, dat e-mail dieet, ga ik ook doen!”. Weer een ander zegt: “Dat is pas innovatie, een nieuwe manier van werken”.

Totdat ik na een tijdje het moederbedrijf binnenloop en heel andere geluiden hoor: “Ik wilde je een document sturen, maar hoe moet ik dat nu doen?”. “Fijn dat jij geen email meer hebt, maar wij wel!”. Op een gegeven moment kwam er zelfs een collega boos naar me toe. “Dat kan toch niet, hoe moeten mensen, klanten en leveranciers nu met je communiceren?” Het is zelfs onderwerp van gesprek geweest binnen de directie.

Maar toch zet ik door, dacht ik. Klanten en leveranciers kunnen immers communiceren via een algemeen email adres van het bedrijf als dat nodig is.

Als er mensen naar me toe komen, boos of vragend waarom, dan ga ik ze niet overtuigen. Ik leg alleen uit waarom ik ervoor gekozen heb. Dat ik per dag zo’n 2 uur bespaar aan nutteloos e-mailen. En dan zeg ik: “kijk eens om je heen, wat zijn al deze mensen aan het doen?” E-mailen waarschijnlijk. Maar waarom? En dan valt er een stilte en merk je dat ze het gaan begrijpen. Het gaat helemaal niet om e-mail, het is de mindset. Het gaat om je ervan bewust te zijn wat je doet en waarom. Elke dag beginnen we met e-mailen naar elkaar. Wat er laatst gebeurde, geeft dat goed aan. Ik vroeg een collega om de verkoopprognose aan te passen. Zijn reactie: “Zet maar op mail”. Ik stond naast hem! Is een vraag van mij dan niet genoeg? “Zo werken wij, dit is onze procedure.”

Dit zijn veel voorkomende reacties van mensen. Ze hebben behoefte aan een houvast. Zwart op wit afspraken vastleggen via mail hoort daar blijkbaar bij.

Kleine innovatieve bedrijven reageren positief op mijn e-mail dieet

Maar ik zie ook een patroon. Kleine bedrijven, start-ups en andere innovatieve bedrijven waar ik veel mee werk, passen zich heel makkelijk aan. Ze zijn gewend om met de nieuwste apps te werken zoals Trello, Teamleader, Slack, Basecamp, dropbox etc. Die nieuwe apps zijn ervoor gemaakt om slim samen te werken en daarom werken die bedrijven ook veel sneller, zijn ze veel adaptiever en makkelijker in staat te vernieuwen.  En die nieuwe apps zijn vaak gratis en mobiel, dus heel handig voor startende bedrijven.

De grotere bedrijven vinden het veel lastiger om zich aan te passen aan mijn email-dieet. Het zijn vaak ook deze bedrijven die het lastig vinden om zich aan te passen aan de veranderende wereld waarin wij op dit moment leven.

Ik geloof dat er een balans moet ontstaan tussen procedures en snelheid en daar wil ik met Swinkels Innovations een positieve bijdrage aan leveren.

En wat e-mail betreft? Ik houd me aan mijn dieet, ook al is dat soms wennen.

Het is niet moeilijk om te stoppen met e-mailen, maar anderen vinden het moeilijk dat jij gestopt bent.

 

Lees hoe je zonder email veel beter kunt samenwerken. Handig om te delen met je collega’s!

Quit mail magazine

 

Recent Posts